Archiver le Togo

La gestion des archives n’est pas prise en compte au Togo, qu’il s’agisse de la fonction publique ou des entreprises privées. Un constat dressé par Junior K. Holonou Danklou, directeur de la bibliothèque de l'EAMAU (Ecole Africaine des Métiers d'Architecture et de l'Urbanisme).
« Dans presque chaque bureau des institutions publiques et dans les ministères on trouve des tas de documents, journaux et revues mélangés à des documents de travail. Des armoires sont pleines et certains documents jonchent le sol et des tables », constate M. Danklou qui invite les autorités à mettre en place une politique cohérente des archives.

Voici ses recommandations
Il est généralement reconnu que la désorganisation et l'absence de politiques et de loi en matière de gestion des archives et des documents administratifs ont pour effet immédiat l'engorgement des bureaux la déconfiture des documents dans les administrations publiques ou privées.
En effet, les archives et les documents administratifs, représentent souvent le parent pauvre des administrations. Par manque de place les documents sont le plus souvent entassés dans des lieux impropres à un travail rationnel et sans normes de sécurité. On s’en débarrasse lorsque les locaux sont trop encombrés, lors d’un changement de chef de service ou encore au moment d’un déménagement. La personne chargée de s’occuper des archives travaille sans instructions précises, dans un but mal défini parce qu’il n’est pas formé pour ce métier.
Dans presque chaque bureau des institutions publiques et dans les ministères on trouve des tas de documents, journaux et revues mélangés à des documents de travail. Des armoires sont pleines et certains documents jonchent le sol et des tables.
Cette situation donne quelque fois l’air d’une insalubrité qui repousse le visiteur, quant aux employés, elle leur constitue une perte de temps au moment de la recherche d’une information pour la prise d’une décision ou la conduite d’une action.
Cependant sur la base des informations pertinentes réunies et rendues accessibles par une bonne politique de gestion des documents, les responsables et les employés se trouveront mieux armés pour s’acquitter de leur mission délicate qui consiste à prendre des décisions.
Par ailleurs l’exploitation judicieuse des documents devrait favoriser une plus grande efficacité de la machine administrative, car aucune action ne peut être initiée et conduite avec diligence sans une bonne maîtrise des données fondamentales qui échappent à la mémoire. Quel cadre, fut-il surdoué peut-il se prévaloir d’avoir toujours  présent à l’esprit tous les paramètres lui permettant de prendre des décisions idoines dans le traitement des affaires de son entreprise ?
QUE DESIGNE - T- ON PAR ARCHIVES ?
Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur support ou leur forme, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, un service ou un organisme public ou privé, dans de cadre de ses activités.
On répartit les archives selon trois âges :
1 - les archives courantes ou documents actifs : ce sont les documents qui servent pour le travail quotidien
2 - les archives intermédiaires : ce sont les documents qu’on consulte de temps en temps pour prendre des décisions ou pour répondre à des demandes d’information ou d’explication.
3 - les archives historiques : ce sont des documents qu’on utilise plus dans les bureaux mais qui sont conservés pour l’histoire ou pour la recherche pour pouvoir un jour les utiliser pour justifier des droits ou faire l’histoire. C’est ce qu’on appelle dans le jargon archivistique la mémoire de l’entreprise ou la mémoire d’une nation.
Ces documents sont donc conservés  dans l'intérêt public : pour les besoins de la gestion des activités ou pour la justification des droits et aussi pour l’histoire et la recherche
QUEL INTERET LES ARCHIVES PRESENTENT- ELLES POUR LA NATION ?
Les archives, qui sont les témoins des activités menées par des pouvoirs publics présentent de ce fait un intérêt extrême pour la recherche. Elles sont, en premier lieu, la mémoire collective de l'Etat et de ses institutions. Dans ce sens, elles sont un instrument essentiel de l'efficacité et de l'économie administrative, puisqu'elles permettent de connaître sans peine l'histoire des actes de l'administration, ses succès ou ses échecs, et qu'elles attestent les conduites précédemment adoptées dans les cas où des problèmes similaires se posaient à nouveau.
Les archives sont aussi en mesure de contribuer grandement au développement économique et social, surtout dans les pays en développement, car elles constituent une source d'information sans pareille sur les initiatives antérieures. Elles fournissent en outre des données démographiques, économiques et sociales utiles à la planification et au développement à l'échelon local, régional ou national. Par ailleurs, les archives contiennent des renseignements d'une importance capitale sur l'identité, les droits, les privilèges, les prérogatives et les responsabilités des personnes physiques et morales. La valeur des archives pour la recherche, entendue en ce sens, découle en grande partie, et à un degré plus ou moins grand selon les cas, des raisons pour lesquelles l'administration d'origine a produit les documents.
En un mot, les archives constituent un gage à la bonne gouvernance.
II - ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL ET CAUSE DE LA MAUVAISE GESTION DES ARCHIVES
2.2 Lourdeur du système administratif
L'engorgement des bureaux est visible, entre autre, au niveau de la gestion du courrier. Relevant souvent du Secrétariat général, le Bureau d'ordre en est le gestionnaire dans chaque ministère et institution. Le trajet du courrier à l'arrivée suit un long parcours avant de parvenir au destinataire. Tout le courrier qui arrive est d'abord centralisé au Bureau d'ordre et consigné dans un registre d'ENTRÉE. Les documents transitent ensuite par le bureau du Secrétaire général, qui dirige le courrier à la direction concernée, chaque document étant accompagné d'une "Fiche de transmission". La direction achemine finalement le document au service et à la personne concernée.
Le circuit du courrier au départ reflète l'absence de délégation de pouvoirs. S'il doit y avoir réponse à une correspondance, la personne concernée rédige le document et doit en faire approuver le fond et la forme par tous les directeurs des échelons supérieurs, jusqu'au secrétaire général, pour fins de signature par le ministre. Si le ministre désire que la lettre soit modifiée, le document refait le circuit en sens inverse. Rappelons que le ministre appose sa signature sur des documents qui seraient jugés très peu importants dans les pays industrialisés. La lettre signée parvient finalement au Bureau d'ordre pour fins d'enregistrement dans le registre DÉPART. Une copie du document est ensuite expédiée à tous les intéressés, c'est-à-dire quelques personnes ou des dizaines de personnes. Où et comment sont classés tous ces documents?
2.3 Classement des archives courantes
Les dossiers d'un ministère ne sont pas tous regroupés au Service des archives. L'archiviste d’ailleurs non professionnel n'a aucun droit de regard sur les documents disséminés dans les bureaux. Les documents sont classés selon la convenance de chaque agent  ou sont entassés dans des chemises sans norme de sécurité sans classement. Les bureaux du courrier (Bureaux d’ordre) constituent pour la plus part du temps des chronos par ordre d’arrivée ou de départ  mais souvent par manque de chronos ou d’argent pour en acheter les courriers sont rangés dans des chemises et entassés les un sur les autres. Quand vient le moment de la recherche, c’est la débandade ; Si c’est le Ministre qui demande le courrier ou le document, c’est tout le ministère qui se lève les bras sur la tête comme s’il y avait un deuil. Les cœurs ne s’apaisent que si la providence fait qu’un aimable employé retrouve dans le fatras une copie du document. C’est pour cela que certains responsables  trouvent  plus utile et plus assurant  de rassembler des documents dans une chemise et de les garder jalousement auprès d’eux.
2.4 Difficultés de la recherche des informations et des documents
Compte tenu de la masse documentaire énorme et des modes de classement utilisés, toute recherche dans les archives courantes devient une opération dévoreuse de temps et d'énergie. L'archiviste qui est souvent improvisé n'a pas de vision globale des dossiers, de leur dimension physique, et il lui faudra chercher longtemps avant d'en réunir toutes les pièces et parfois sans succès..
Le fonctionnaire togolais aime bien conserver des dossiers à portée de sa main et n'a pas encore acquis le réflexe de les retourner aux Archives après consultation  un dossier qui pourrait être utile à quelqu'un d'autre. Étant donné qu'il n'existe aucune politique de gestion, l'archiviste est mal à l'aise quand vient le temps de réclamer le retour de documents ou dossiers.
Pourtant, les responsables ont besoin d'informations  pour prendre des décisions.
Les résultats d'une récente enquête dévoilent que les planificateurs en matière de développement en Afrique francophone passent la moitié de leur temps à rechercher et à lire de l'information, le cinquième de leur temps à discuter et le quart à rédiger des rapports. Or, pour discuter et rédiger tout en étant sûr de prendre les meilleures décisions, il faut être bien informé, au moment opportun. Il s'agit d'un service que les professionnels de l'information à la Fonction publique ne sont pas en mesure d'offrir à l'heure actuelle. Mais ont-ils été suffisamment préparés et formés pour assumer cette lourde tâche?
2.5 Formation des archivistes
L'analyse démontre que le besoin d’archivistes professionnel est très élevé dans les services publics, mais lors des concours de recrutement peu d’archivistes sont sollicités.
Les raisons sont tous simples : Combien d’archivistes sont formés ? Les Ministres et leurs collaborateurs connaissent t- ils la valeur des documents d’archives ?
Sur l’organigramme de la plupart des ministères et institutions publiques la Divisions archives est inexistante.
Pour certain on n’a pas besoin de faire de hautes études pour venir gérer les archives. Et il n’y a pas de moyen financier pour acheter le matériel de rangement et les salles dédiées aux Archives sont plus petites et plus insalubres que les autres bureaux. Et souvent se sont des garages pour véhicules qui font office de salle d’archives avec des infiltrations d’eau et la poussière.
Lorsqu’on conçoit la construction d’un bâtiment public, on ne programme jamais le complexe archives et documentation.
III - LA LÉGISLATION
3.1 Statut de l'archiviste
L'État n'accorde aucun statut à l'archiviste. Dans l'organigramme cependant, ce dernier est parfois rattaché à un haut niveau décisionnel, ce qui peut constituer un encouragement en soi. Mais en réalité, on fait peu de cas de sa présence. Il ne faut donc pas s'étonner que certains d'entre eux soient peu enclins à prendre des initiatives. L'administration utilise souvent l'archiviste pour des tâches administratives qu'elle trouve plus urgentes, quand ce n'est pas l'archiviste lui-même qui cherche à réorienter sa carrière. L'absence d'archivistes professionnels a d'ailleurs conduit les administrateurs "à confier la gestion des documents et des archives à des agents subalternes, planton ou retraité sans formation archivistique". Cette pénurie d'archivistes qualifiés risque d'affaiblir une profession encore jeune, dont les assises semblent bien fragiles.
3.2 Absence de Politique nationale d'information et de documentation
Si la loi est un indice de l'avancement dans un domaine, alors le Togo est un pays bien mal placé en comparaison avec ses voisins francophones d'Afrique de l'Ouest en ce qui a trait à la législation en matière d'information. Le Togo ne dispose en effet d’aucune loi.
Mais le besoin d'une structure informationnelle doit d'abord être reconnu par les pouvoirs publics. Bien sûr, une loi à elle seule ne suffirait pas à résoudre tous les problèmes actuels des archives publiques, mais elle y contribuerait grandement en mettant en place les structures de la politique archivistique nationale et en définissant les relations entre l'administration et les Archives Nationales.
CONCLUSION
Dans les pays à économie de marché, les entreprises ont pour objectif de faire des bénéfices. C'est pourquoi la plupart des grandes entreprises florissantes ont recours à des outils de la gestion des documents et archives, puisque les archives sont des facteurs d'efficacité et d'économies. Ces entreprises possèdent souvent leurs propres dépôts d’archivage ou utilisent les services de sociétés privées qui offrent des services d’archivage à des entreprises.
Dans les pays où les moyens de production sont la propriété de l'Etat, celui-ci est à même de prescrire l'emploi de systèmes et de techniques de gestion des documents.
Les programmes généraux de gestion des documents et archives permettent l'application systématique de méthodes et de techniques approuvées aux documents pendant toute la durée de leur existence. L'importance de la gestion des documents ne tient pas seulement au fait que ces documents sont en eux-mêmes une source précieuse d'informations ; elle tient aussi à la valeur de cette technique en tant que facteur d'efficacité administrative et d'économies de fonctionnement.
On ne saurait avoir de bonnes archives sans programmes efficaces de gestion des documents, car seuls de tels programmes garantissent que les documents présentant un intérêt historique seront établis sur des supports durables, classés de façon à être facilement retrouvés, bien traités lors de la phase active de leur existence, et dûment triés, évalués et versés aux Archives.
La gestion des archives a essentiellement pour objet d'assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d'en faciliter l'utilisation. La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d'utilisateurs: les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l'homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d'enrichissement éducatif et culturel.
Les archivistes et les gestionnaires de documents visent fondamentalement les mêmes objectifs que les bibliothécaires, documentalistes et autres professionnels de l'information, à savoir la préservation, l'organisation et l'utilisation de l'information. Toutes ces professions peuvent se servir avec profit des outils technologiques modernes, et plus particulièrement de la reprographie et de la numérisation. Pour toutes ces professions aussi, l'élaboration de principes directeurs et de normes ainsi que la formation théorique et pratique des personnels et des utilisateurs sont capitales. C'est à ces professions et à leurs efforts coordonnés qu'on devra la mise en place d'infrastructures et de systèmes nationaux d'information permettant de répondre au mieux aux besoins d'information de la société en tirant le meilleur parti des ressources disponibles. Ceci pour garantir la bonne gouvernance qui n’est autre que la maîtrise de l’information capitale à la prise des décisions.

Junior K.Holonou DANKLOU, Directeur de la Bibliothèque de l'EAMAU (Ecole Africaine des Métiers d'Architecture et de l'Urbanisme), Consultant-Expert en Communication,Marketing et Gestion Documentaire, Consultant ONUDI-UEMOA